In Actaport haben Sie die Möglichkeit, für einen Hauptkontakt einen oder mehrere Ansprechpartner zu hinterlegen und jegliche Korrespondenz unter Benennung des Hauptkontakts über diese Personen zu führen.
Schritte
1. Ansprechpartner als Kontakt anlegen
Aus dem Kontakt heraus den Ansprechpartner anlegen
- Sie sind dabei, den Kontakt der Firma in Actaport anzulegen. Ist die Anlage bereits abgeschlossen, können Sie den Hauptkontakt auch zur Bearbeitung öffnen.
- Klicken Sie im Bereich Ansprechpartner auf das Personen-Icon "Neuen verknüpften Datensatz anlegen":
- Es öffnet sich ein neues Kontaktformular, das Sie wie gewohnt befüllen können, siehe Kontakt anlegen.
- Da die Adresse des Ansprechpartners in vielen Fällen die des Hauptkontakts ist, können Sie diese kopieren, indem Sie auf das Haus-Icon "Postalische Adresse des Hauptkontakts übernehmen" klicken:
- Hinterlegen Sie bei Bedarf die Position des Ansprechpartners im Bereich Personendetails:
Verknüpfung zwischen Hauptkontakt und Ansprechpartner im Nachgang herstellen
Wenn es sowohl die Firma als auch den Ansprechpartner bereits als Kontakte in Actaport gibt, können Sie diese wie folgt verknüpfen:
- Öffnen Sie den Hauptkontakt zur Bearbeitung über das Stift-Icon.
- Geben Sie den Nachnamen des Ansprechpartners in das Feld Ansprechpartner ein und klicken Sie auf den Vorschlag:
- Speichern Sie Ihre Änderung.
Sobald Hauptkontakt und Ansprechpartner verknüpft sind, sehen Sie diese Beziehung auch in der Vorschau des Hauptkontakts:
2. Ansprechpartner in der Akte hinterlegen
- Legen Sie zuerst den Hauptkontakt als Beteiligten der Akte an. Sowohl für Haupt- als auch Unterbeteiligte können Ansprechpartner hinterlegt werden.
- Sobald Sie die Beteiligtenrolle und ggf. Unterrolle definiert haben, werden weitere Felder, u. A. das für den Ansprechpartner eingeblendet:
- Wählen Sie den Kontakt aus, der in dieser Angelegenheit der richtige Ansprechpartner ist. Ist das Feld ausgegraut, ist im Hauptkontakt noch kein Ansprechpartner hinterlegt (siehe oben).
3. Schreiben an den Ansprechpartner anlegen
- Stellen Sie sicher, dass Sie eine Vorlage haben, die die Platzhalter für den Empfänger und den Ansprechpartner enthält. Hier ein Beispiel:
- Legen Sie ein Dokument an und wählen Sie die Vorlage aus. Wählen Sie dabei den Hauptkontakt als Empfänger des Schreibens aus (siehe: Dokument mit Empfänger anlegen):
- Die Platzhalter im Dokument werden entsprechend der Informationen im Kontakt befüllt, im obigen Beispiel wie folgt:
4. E-Mail an den Ansprechpartner verfassen
- Öffnen Sie das E-Mail-Formular, indem Sie in der Akte oder im Postfach auf Neue E-Mail klicken.
- Wählen Sie im Aufklappmenü den Ansprechpartner als Empfänger aus. Voraussetzung ist, dass Sie im Kontakt des Ansprechpartners mindestens eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben:
- Falls Sie eine Standard-Betreffzeile hinterlegt haben und an dieser Stelle das Aktenzeichen des Empfängers eingefügt haben, wird bei Auswahl des Ansprechpartners als Empfänger der Mail das Aktenzeichen genommen, welches Sie für den Hauptkontakt in der Akte aufgeführt haben:
In der Akte:
In der E-Mail:
Hinweise
Mehrere Ansprechpartner hinterlegen
Sie können für einen Hauptkontakt auch mehrere Ansprechpartner hinterlegen:
- Öffnen Sie den Hauptkontakt zur Bearbeitung.
- Klicken Sie auf Ansprechpartner hinzufügen:
- Es entsteht ein neues, leeres Feld, in dem ein neuer Kontakt angelegt werden kann (siehe Option 1 oben) oder ein bestehender Kontakt als Ansprechpartner hinterlegt werden kann (siehe Option 2 oben):
- Auch in der Akte können Sie mehrere Ansprechpartner hinterlegen:
Die Anzahl der Ansprechpartner eines Hauptkontakts ist auf maximal 99 begrenzt.
