Wenn die erstellte Rechnung noch durch eine weitere Person auf ihre Richtigkeit geprüft werden soll, kann sie im ersten Schritt als Entwurf angelegt werden. So wird vermieden, dass sie bei potentiell notwendigen Änderungen am Rechnungsblock komplett storniert werden muss.
Entwurf erstellen
Erstellen Sie die Rechnung und klicken Sie im letzten Schritt unten rechts auf Fertig. Stellen Sie bitte sicher, dass das Kästchen Für die Rechnung den Status "fakturiert" frei bleibt:
Rechnung auf Richtigkeit prüfen, anpassen und fakturieren
Sowohl im Rechnungsbuch als auch im Aktenkonto kann der prüfende Benutzer die Rechnung in ihrer jetzigen Form aufrufen, indem er oder sie auf ohne Re-Nr. klickt und sich somit die Vorschau anzeigen lässt:
Rechnungsentwurf fakturieren
- Schließen Sie die Vorschau des Rechnungsdokuments oder scrollen Sie nach rechts.
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü.
- Klicken Sie auf Status "fakturiert" setzen.
Wenn Sie die Rechnung im Anschluss zur weiteren Bearbeitung in den Aktendokumenten speichern möchten, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie das Menü > Rechnungen.
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü in der Zeile Ihrer nunmehr fakturierten Rechnung.
- Klicken Sie auf In Aktendokumenten speichern und wählen Sie aus, ob Sie eine Speicherung als PDF oder DOCX wünschen.
- Wählen Sie einen Ordner innerhalb der Akte, in dem das Dokument fortan auffindbar sein soll.
Wichtig: Änderungen, die Sie in den Aktendokumenten vornehmen, werden nicht in das Aktenkonto und Rechnungsbuch, und somit auch nicht in die Finanzbuchhaltung gespielt!
Änderungen vornehmen
- Schließen Sie die Vorschau des Rechnungsdokuments oder scrollen Sie nach rechts.
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü.
- Klicken Sie auf Rechnung bearbeiten (im Aktenkonto) oder Bearbeiten (im Rechnungsbuch):
- Es öffnet sich der Rechnungserstellungsmodus und Sie können Vergütungspositionen hinzufügen oder entfernen, sowie Rabatte und zusätzliche Positionen hinzufügen, anpassen oder löschen.
- Die Rechnung kann nun direkt bei der Anpassung auf fakturiert gesetzt werden und bei Bedarf als PDF oder DOCX in den Aktendokumenten gespeichert werden:
- Klicken Sie auf Fertig.
Entwurf verwerfen
- Öffnen Sie das Aktenkonto oder finden Sie den Rechnungsentwurf im Rechnungsbuch (ggf. mithilfe der Filteroptionen).
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü.
- Klicken Sie auf Entwurf verwerfen.
Vergabe einer Rechnungsnummer
Erst wenn die Rechnung fakturiert ist, wird eine Rechnungsnummer vergeben. Bei Entwürfen gestaltet sich das Ganze wie folgt:
| Im Rechnungsdokument: | |
| Im Aktenkonto und Rechnungsbuch: |
Rechnungsdatum und andere Platzhalter
Wenn Sie in Ihrer Rechnungsvorlage den Platzhalter Datum eingefügt haben, wird dieser schon mit Erstellung des Entwurfs befüllt. Sollte der Status an einem späteren Tag auf fakturiert geändert werden, wir das Datum automatisch aktualisiert.
Wenn Sie seit dem Zeitpunkt der Entwurfserstellung Änderungen am Kontakt oder in der Akte gegeben haben, müssten Sie im Aktenkonto oder in der Rechnungsliste noch einmal auf das Drei-Punkte-Menü > Rechnung bearbeiten klicken. Durch das erneute Klicken durch die Rechnungserstellungsmaske (ohne Änderungen vorzunehmen) kann eine neue, aktualisierte Rechnungsvorschau geladen werden, die dann die Basis für Ihren Entwurf und später die fakturierte Rechnung bildet. Wenn Sie den Entwurf ohne diesen Schritt fakturieren, bleiben die alten Daten bestehen. Ein Verwerfen und Neuaufsetzen der Rechnung ist nicht erforderlich.
Fälligkeitsdatum der Rechnung
Je nachdem, ob Sie bei Rechnungserstellung ein festes Datum oder ein Zahlungsziel (bspw. in zwei Wochen) ausgewählt haben, wird das Datum der Fälligkeit neu berechnet, wenn die Rechnung erst ein paar Tage nach ihrer Erstellung als Entwurf fakturiert wird. Ein Beispiel:
Fall 1:
- Die Rechnung wird am 03.05. erstellt und als Entwurf gespeichert.
- Dabei wird als Fälligkeit der 17.05. hinterlegt (als festes Datum).
- Die Rechnung wird am 05.05. fakturiert.
- Auf der Rechnung wird als Fälligkeit der 17.05. ausgewiesen.
Fall 2:
- Die Rechnung wird am 03.05. erstellt und als Entwurf gespeichert.
- Dabei wird als Fälligkeit ein Zahlungsziel von 14 Tagen ausgewiesen
- Die Rechnung wird am 05.05. fakturiert.
- Auf der Rechnung wird als Fälligkeit der 19.05. ausgewiesen (05.05. + 14 Tage).
