Wenn die erstellte Rechnung noch durch eine weitere Person auf ihre Richtigkeit geprüft werden soll, kann sie im ersten Schritt als Entwurf angelegt werden. So wird vermieden, dass sie bei potentiell notwendigen Änderungen am Rechnungsblock komplett storniert werden muss.
Entwurf erstellen
Erstellen Sie die Rechnung und klicken Sie im letzten Schritt unten rechts auf Fertig. Stellen Sie bitte sicher, dass das Kästchen Für die Rechnung den Status "fakturiert" frei bleibt:
Rechnung auf Richtigkeit prüfen, anpassen und fakturieren
Sowohl im Rechnungsbuch als auch im Aktenkonto kann der prüfende Benutzer die Rechnung in ihrer jetzigen Form aufrufen, indem er oder sie auf ohne Re-Nr. klickt und sich somit die Vorschau anzeigen lässt:
Rechnungsentwurf fakturieren
- Schließen Sie die Vorschau des Rechnungsdokuments oder scrollen Sie nach rechts.
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü.
- Klicken Sie auf Status "fakturiert" setzen.
Wenn Sie die Rechnung im Anschluss zur weiteren Bearbeitung in den Aktendokumenten speichern möchten, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie das Menü > Rechnungen.
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü in der Zeile Ihrer nunmehr fakturierten Rechnung.
- Klicken Sie auf In Aktendokumenten speichern und wählen Sie aus, ob Sie eine Speicherung als PDF oder DOCX wünschen.
- Wählen Sie einen Ordner innerhalb der Akte, in dem das Dokument fortan auffindbar sein soll.
Wichtig: Änderungen, die Sie in den Aktendokumenten vornehmen, werden nicht in das Aktenkonto und Rechnungsbuch, und somit auch nicht in die Finanzbuchhaltung gespielt!
Änderungen vornehmen
- Schließen Sie die Vorschau des Rechnungsdokuments oder scrollen Sie nach rechts.
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü.
- Klicken Sie auf Rechnung bearbeiten (im Aktenkonto) oder Bearbeiten (im Rechnungsbuch):
- Es öffnet sich der Rechnungserstellungsmodus und Sie können Vergütungspositionen hinzufügen oder entfernen, sowie Rabatte und zusätzliche Positionen hinzufügen, anpassen oder löschen.
- Die Rechnung kann nun direkt bei der Anpassung auf fakturiert gesetzt werden und bei Bedarf als PDF oder DOCX in den Aktendokumenten gespeichert werden:
- Klicken Sie auf Fertig.
Entwurf verwerfen
- Öffnen Sie das Aktenkonto oder finden Sie den Rechnungsentwurf im Rechnungsbuch (ggf. mithilfe der Filteroptionen).
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü.
- Klicken Sie auf Entwurf verwerfen.
Vergabe einer Rechnungsnummer
Erst wenn die Rechnung fakturiert ist, wird eine Rechnungsnummer vergeben. Bei Entwürfen gestaltet sich das Ganze wie folgt:
Im Rechnungsdokument: | |
Im Aktenkonto und Rechnungsbuch: |
Rechnungsdatum und andere Platzhalter
Wenn Sie in Ihrer Rechnungsvorlage den Platzhalter Datum eingefügt haben, wird dieser schon mit Erstellung des Entwurfs befüllt. Sollte der Status an einem späteren Tag auf fakturiert geändert werden, wir das Datum automatisch aktualisiert.
Auch andere Platzhalter werden aktualisiert, wenn Sie den Rechnungsstatus auf fakturiert setzen. Wenn u. U. der Mandant in der Akte überschrieben wurde, kann es sein, dass der Rechnungsempfänger auf der fakturierten Rechnung ein anderer ist als im ursprünglichen Entwurf.