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E-Rechnung erstellen, bearbeiten und stornieren

Mit Actaport können Sie neben der klassischen Rechnung auch E-Rechnungen erstellen. Diese besteht dabei immer aus einer xRechnung und einer im ZUGFerD-Format.

 

Voraussetzungen

Um die E-Rechnung ohne Unterbrechung erstellen zu können, stellen Sie bitte Folgendes sicher:

  • Sie haben eine oder mehrere Rechnungsvorlagen, welche optional über das Schlagwort Rechnungen verfügen, und ggf. Textbausteine erstellt.
  • Sofern notwendig: Sie haben eine Leitweg-ID im Kontakt des Rechnungsempfängers hinterlegt:
    Um eine Leitweg-ID zu finden, fragen Sie Ihren Auftraggeber (die Behörde) direkt an, da diese die ID normalerweise im Vertrag oder der Auftragsbestätigung mitteilt. Bei Behörden des Bundes wenden Sie sich an das Zentrale Finanzwesen des Bundes (ZFB), für Landesbehörden gibt es dezentrale Stellen (oft über Landes-Websites). Es gibt keine zentrale, bundesweite Datenbank, daher ist der direkte Kontakt entscheidend. Einige Leitweg-IDs sind jedoch bereits hier aufgeführt.
  • Sie haben mindestens einen Standort in der Kanzleiverwaltung hinterlegt. Konkret werden für die Erstellung einer E-Rechnung folgende Informationen benötigt:
    • Name der Kanzlei
    • Steuernummer
    • Zentrale E-Mail-Adresse
    • Zentrale Telefonnummer
    • Anschrift der Kanzlei
    • Empfehlenswert ist zusätzlich die Hinterlegung der Bankdaten an dieser Stelle
  • Sie haben ggf. die Nummer der nächsten Rechnung angepasst.
  • Sie haben die Einstellungen des Rechnungslayouts überprüft und bei Bedarf geändert.
  • Sie haben (sofern zutreffend) die Daten der Rechtsschutzversicherung am Kontakt und in der Akte hinterlegt.
  • Sind Sie Soll-Versteuerer und haben ein FiBu-Modul hinzugebucht, werden fakturierte Rechnungen erst in die Finanzbuchhaltung geschrieben, wenn:

 

Schritte

E-Rechnung schreiben

In Actaport stehen Ihnen folgende Abrechnungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Die Vorbereitungen der klassischen und der E-Rechnung sind identisch, der Ablauf weicht nur an einigen Punkten ab, sodass der Ablauf hier verkürzt dargestellt wird. Allgemeine Hinweise und die Erklärung der einzelnen Felder und wie Sie Vergütungspositionen anlegen, erfahren Sie im Actahelp-Beitrag eine Rechnung schreiben. Nachdem alle Voraussetzungen erfüllt und die Vergütungspositionen erfasst wurden, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie oben auf die Schaltfläche Endabrechnung oder Zwischenrechnung.
    Links an der Seite sehen Sie die bis zu sieben Schritte der Rechnungserstellung. Wenn in einer Kategorie keine Vergütungspositionen im Status offen zur Verfügung stehen, wird diese ausgegraut und übersprungen.
  2. Voreingestellt ist die klassische Rechnung. Klicken Sie daher unter Format das Feld E-Rechnung an. 
  3. Wählen Sie bei der Fälligkeit Ihrer Rechnungen, ob das Datum basierend auf einem Zahlungsziel berechnet werden soll oder ob Sie dies selbst festlegen möchten. Mehr dazu hier: Einstellungen für das Zahlungsziel von Rechnungen. Das Datum wird automatisch in das Feld BT-9 gesetzt.

    Hinweis für juristische Personen als öffentliche Auftraggeber:
    Für das Erstellen einer E-Rechnung für öffentliche Auftraggeber in Deutschland wird eine Leitweg-ID benötigt. Die Leitweg-ID ist an dieser Stelle über das Dropdown-Menü auswählbar, sofern diese vorab am Kontakt (derzeit nur für juristische Personen) unter Personendetails bei E-Rechnung hinterlegt worden ist. Das Feld Bezeichnung ist optional und ergibt sich aus dem Kontakt.


  4. In den folgenden Schritten (2 bis 5) wählen Sie alle Vergütungspositionen aus, die abgerechnet werden sollen.
  5. Wählen Sie im Schritt Rechnungsinhalt die Briefkopf- sowie die Rechnungsvorlage aus und passen Sie gegebenenfalls Informationen zu Absender, Standort und Betreff und Weiteres an.
  6. Die Vorschau unterscheidet sich von der klassischen Rechnung, da Sie hier beide Rechnungsformate, die xRechnung und die ZUGFeRD-Rechnung sehen und überprüfen können.

  7. Unabhängig davon, ob Sie die Rechnungsvorschau der xRechnung (xml) oder ZUGFerD (pdf) aufgerufen haben, erstellt Actaport im nächsten Schritt beide Formate. Sie können die E-Rechnung wie gewohnt direkt fakturieren oder als Entwurf speichern.



Wichtige Hinweise

  1. Nehmen Sie Änderungen am editierbaren docx-Format der E-Rechnung vor, werden diese NIE im eingebetteten, maschinenlesbaren Teil angepasst. Um auch den maschinenlesbaren Teil einer fakturierten E-Rechnung zu korrigieren, ist eine Stornierung und neue Erstellung notwendig. Alternativ bleibt die Möglichkeit, eine klassische Rechnung zu versenden.

  2. Die E-Rechnung kann nun im Bereich Aktenkonto, Rechnungen und falls zusätzlich dort abgespeichert, in den Aktendokumenten aufgerufen werden. 

    In den Bereichen Aktenkonto und Rechnungen wird lediglich die Vorschau der xRechnung angezeigt. Über das Dreipunktmenü kann die Vorschau der ZUGFeRD-Rechnung über Öffnen im separaten Tab aufgerufen werden. 


    In den Aktendokumenten sehen Sie beide E-Rechnungsformate untereinander und können deren Vorschau aufrufen.


     
  3. Versand: Damit beim Versand das korrekte Format der E-Rechnung übermittelt werden kann, muss diese zwingend im Original versendet werden. Die Auswahl PDF oder Vorschau führt zur Aufhebung der E-Rechnungsfunktionen.

     

E-Rechnung stornieren

Der Ablauf einer Stornierung entspricht grundsätzlich ebenfalls der, der klassischen Stornorechnung.

  1. Klicken Sie im Bereich Vergütung die Schaltfläche Stornorechnung an und wählen Sie hier erneut E-Rechnung und die zu stornierende Rechnung aus der Auswahl darunter aus.
  2. Folgende Schritte verhalten sich analog der Stornorechnung.
     

E-Rechnung bearbeiten

Wichtigster Hinweis bei der Korrektur von E-Rechnungen ist, dass eine Korrektur über eines der Textverarbeitungsprogramme sich nicht auf die eingebetteten maschinenlesbaren Inhalte auswirkt und so Abweichungen entstehen. Aus diesem Grund haben Sie 2 mögliche Vorgehensweisen.

  1. Korrektur eines Entwurfes über OnlyOffice oder MS Word: Die Rechnung kann als PDF (klassische Rechnung) versendet werden, ohne E-Rechnungsfunktionen.
  2. Korrektur eines Entwurfes über das Aktenkonto/Rechnungen > Rechnung bearbeiten: Hierbei durchlaufen Sie die Schritte der Rechnungserstellung in Actaport erneut, sodass eine Korrektur auch für die maschinenlesbaren Inhalte erfolgt.
     

 

 

  • Aktualisiert

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